Privacy- en Gebruiksvoorwaarden

Laatst gewijzigd: 4 juni 2026

Welkom bij de tool voor het aanmaken van het Europass Vrijwilligerscertificaat en het MDT-certificaat. Wij hechten grote waarde aan privacy. Omdat deze tool is ontworpen volgens het principe van absolute dataminimalisatie, gaan wij zorgvuldig en transparant om met gegevens. Hieronder leest u wat wij wel en niet bewaren.

1. Het belangrijkste principe: Volledige lokale verwerking 

De tool is zo gebouwd dat de daadwerkelijke opmaak en generatie van het PDF-certificaat volledig lokaal in uw eigen browser plaatsvindt. Wij houden geen database bij van uitgegeven documenten.

  • Inhoudelijke data (Geen opslag): De gegevens van de vrijwilliger (naam, inzetperiode, werkplekken, uren, persoonlijke toelichtingen en behaalde skills) worden nooit door ons opgeslagen op een server of in een cloud-omgeving.

  • Verificatie zonder opslag (Stateless): Om de veiligheid en echtheid van de certificaten te garanderen, is elk document voorzien van een QR-code. Wanneer deze code wordt gescand, controleert onze server de geldigheid door een cryptografische berekening (hash) uit te voeren met een geheime beveiligingssleutel. Tijdens dit controleproces wordt de data op het certificaat door de server gevalideerd, maar er wordt geen enkele informatie in een database weggeschreven of bewaard. De data passeert slechts tijdelijk en verdwijnt direct na de controle.

2. Gegevensverwerking bij aanmelding 

Wanneer u uw organisatie aanmeldt, verwerken wij uitsluitend de volgende contactgegevens en bewaren deze in onze lokale administratie:

  • Naam & Type organisatie

  • Adresgegevens (via automatische validatie)

  • Website

  • Naam contactpersoon & Telefoonnummer

  • Zakelijk e-mailadres

Waarom bewaren wij dit?

  • Verificatie: Om te valideren dat de aanvraag afkomstig is van een erkende, legitieme organisatie.

  • Toegang: Om u de unieke en beveiligde startlink (Magic Link) te kunnen verstrekken.

  • Contact: Om u te kunnen bereiken bij essentiële updates of wijzigingen aan het systeem.

3. Uw Rechten (Recht om vergeten te worden)

Uw organisatiegegevens blijven bewaard zolang u als organisatie gebruik wenst te maken van de tool. Wilt u niet langer in ons bestand staan?

  • U heeft altijd het recht om uw gegevens te laten verwijderen (“Recht op vergetelheid”).

  • Stuur hiervoor een e-mail naar info@europass.nl met het verzoek om uw organisatie uit de administratie te verwijderen.

  • Let op: Na verwijdering van uw organisatiegegevens wordt uw toegang ingetrokken en werkt uw persoonlijke startlink (en de eventueel geïnstalleerde desktop-app) niet meer. Reeds uitgegeven documenten blijven echter wel gewoon controleerbaar via de QR-code, aangezien deze controle losstaat van uw organisatiedatabase.

4. App-installatie, Lokale opslag & Cookies

Wij gebruiken geen tracking cookies, analytische cookies of advertentiecookies. Er worden geen bestanden op uw computer opgeslagen om uw surfgedrag te volgen of te delen met derden.

De tool biedt de mogelijkheid om via uw browser lokaal op uw computer te worden geïnstalleerd als software-applicatie (Progressive Web App). Wanneer u hiervoor kiest, maakt de tool technisch (“functioneel”) gebruik van de beveiligde lokale opslag (zoals service workers) van uw specifieke computer om de applicatie snel en veilig te laten draaien, gekoppeld aan uw unieke organisatie-link.

5. Aansprakelijkheid & Veiligheid

  • Eigen verantwoordelijkheid: De beveiligde startlink die u per e-mail ontvangt, en de daaruit lokaal geïnstalleerde applicatie, verlenen direct toegang uit naam van uw organisatie. U bent zelf verantwoordelijk voor de toegangsbeveiliging van uw apparatuur en het vertrouwelijk houden van deze link. Deel deze omgeving uitsluitend met personen die bevoegd zijn om certificaten uit te geven.

  • Conceptversies: Indien u gebruik maakt van de ‘Preview’ functie, genereert de tool een lokaal, van een watermerk voorzien concept. Deze conceptversies zijn technisch gemarkeerd en bezitten geen officiële geldigheid als ze gescand worden.

  • Juistheid: U bent te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de correctheid van de gegevens op de certificaten die u genereert (zowel individueel als in bulk).

6. Vragen?

Heeft u vragen over deze voorwaarden of de verwerking van uw gegevens? Neem gerust contact op via: info@europass.nl.