Privacy- en Gebruiksvoorwaarden

Laatst gewijzigd: 21 november 2025

Welkom bij de tool voor het aanmaken van het Europass Vrijwilligerscertificaat. Wij hechten grote waarde aan privacy. Omdat deze tool is ontworpen volgens het principe van dataminimalisatie, gaan wij zorgvuldig en transparant om met gegevens. Hieronder leest u wat wij wel en niet bewaren.

1. Het belangrijkste verschil: Vrijwilligers vs. Organisatie

 Vrijwilligersdata (Geen opslag): Wij hebben geen database met gegevens van vrijwilligers. De namen, geboortedata en competenties die u invult om een certificaat te maken, worden nooit door ons opgeslagen. Deze verwerking vindt volledig plaats in uw eigen browser.
Organisatiedata (Wel opslag): Wij bewaren enkel de contactgegevens van uw organisatie (zoals opgegeven bij aanmelding) in onze lokale administratie. Dit doen wij om contact met u op te kunnen nemen over het gebruik van de tool of updates.

2. Gegevensverwerking bij aanmelding

Wanneer u uw organisatie aanmeldt, verwerken wij de volgende gegevens:

  • Naam & Type organisatie

  • Adresgegevens (via automatische validatie)

  • Website

  • Naam contactpersoon & Telefoonnummer

  • Zakelijk e-mailadres

Waarom bewaren wij dit?

Verificatie: Om te valideren dat de aanvraag afkomstig is van een legitieme organisatie;
Toegang: Om u de beveiligde startlink toe te sturen;
Contact: Om u te kunnen bereiken bij vragen of belangrijke wijzigingen in de tool.

3. Uw Rechten (Recht om vergeten te worden) 

Uw organisatiegegevens blijven bewaard zolang u gebruik wenst te maken van de tool. Wilt u niet langer in ons bestand staan?

  • U heeft altijd het recht om uw gegevens te laten verwijderen (“Recht op vergetelheid”).

  • Stuur hiervoor een e-mail naar info@europass.nl met het verzoek om uw organisatie uit de administratie te verwijderen.

  • Let op: Na verwijdering werkt uw persoonlijke startlink niet meer. U kunt dan geen nieuwe certificaten meer aanmaken tenzij u zich opnieuw aanmeldt.

4. Gebruik van Cookies

 Wij gebruiken geen tracking cookies, analytische cookies of advertentiecookies. Er worden geen bestanden op uw computer opgeslagen om uw surfgedrag te volgen. De tool werkt technisch (“functioneel”) via de link in uw e-mail.

5. Aansprakelijkheid & Veiligheid 

  • Eigen verantwoordelijkheid: De link die u per e-mail ontvangt, bevat uw versleutelde organisatiegegevens. U bent zelf verantwoordelijk voor het veilig bewaren van deze e-mail. Deel deze link alleen met personen die bevoegd zijn om certificaten uit te geven.

  • Juistheid: U bent verantwoordelijk voor de inhoudelijke juistheid van de certificaten die u genereert.

6. Vragen?

Heeft u vragen over deze voorwaarden of de verwerking van uw gegevens? Neem gerust contact op via: info@europass.nl.